Dernière mise à jour : 17 octobre 2026
1. Qui sommes-nous
Alpha Fitness conçoit des salles d'entraînement commerciales et fournit de l'équipement de conditionnement physique. Nous sommes établis dans la région de Montréal, au Québec, et exploitons le site Web myalphafitness.ca en français et en anglais.
La présente politique explique quels renseignements personnels nous recueillons par notre site Web et dans nos échanges avec nos clients potentiels, pourquoi nous les recueillons, à qui nous les communiquons, combien de temps nous les conservons, ainsi que les droits que vous confère la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec), telle que modifiée par la Loi 25.
2. Responsable de la protection des renseignements personnels
Notre responsable de la protection des renseignements personnels veille à la protection des renseignements personnels que nous détenons et à l'application de la présente politique. Vous pouvez le joindre pour toute question, demande ou plainte concernant vos renseignements personnels :
Responsable de la protection des renseignements personnels, Alpha Fitness
Courriel : info@myalphafitness.ca (veuillez inscrire « Confidentialité » dans l'objet)
3. Renseignements recueillis et fins de la collecte
Nous recueillons uniquement les renseignements que vous nous fournissez au moyen de nos formulaires, ainsi que les renseignements techniques limités décrits ci-dessous. Nous ne demandons pas, et ne recueillons pas sciemment, de renseignements sur la santé, de renseignements financiers ou de paiement, de numéros d'identification gouvernementaux ni de renseignements concernant des enfants.
3.1 Formulaires de demande d'information
Notre site Web comporte cinq formulaires de demande d'information, chacun offert en français et en anglais (dix formulaires au total). Vos réponses sont enregistrées dans notre système de gestion de la clientèle et transmises par courriel à notre équipe des ventes afin que nous puissions vous répondre.
| Formulaire | Renseignements recueillis | Pourquoi nous les recueillons |
|---|---|---|
| Formulaire de contact (au bas de chaque page) | Nom, adresse courriel, message | Pour répondre à votre question. |
| Demande de catalogue (fenêtre contextuelle et page du catalogue) | Nom, courriel, téléphone, type d'installation, nom de l'entreprise, adresse de l'entreprise, ville et province, message, consentement à recevoir des courriels promotionnels | Pour vous envoyer notre catalogue et faire le suivi de votre projet. |
| Demande du guide électronique | Les mêmes que pour la demande de catalogue | Pour vous envoyer le guide et faire le suivi de votre projet. |
| Demande de consultation | Nom, courriel, téléphone, type d'installation, emplacement, superficie de la salle, date d'ouverture prévue, votre rôle, besoins en équipement, adresse de l'entreprise, ville et province | Pour préparer une consultation en conception de salle d'entraînement et, s'il y a lieu, vous permettre de réserver un rendez-vous (voir 3.4). |
| Demande du guide de la salle d'entraînement | Les mêmes que pour la demande de consultation | Pour vous envoyer le guide et faire le suivi de votre projet. |
La case de consentement aux courriels promotionnels est facultative. Si vous la cochez, nous pourrons vous envoyer à l'occasion des courriels au sujet de nos produits et services; vous pouvez retirer ce consentement en tout temps (section 9).
3.2 Estimateur de coûts
L'estimateur de notre site Web calcule une fourchette de coûts sans demander de renseignements personnels. Si vous choisissez de demander une soumission détaillée, nous recueillons votre nom, votre courriel, votre téléphone, le nom de votre entreprise, votre ville, votre province et un message facultatif, ainsi que l'estimation que vous avez produite (type d'installation, superficie, date d'ouverture prévue et fourchette estimée). Nous utilisons ces renseignements pour préparer et vous envoyer une soumission.
3.3 Infolettre
Si vous vous abonnez à notre infolettre à partir de nos pages de nouvelles, nous recueillons votre adresse courriel, votre langue et la page à partir de laquelle vous vous êtes abonné. Nous l'utilisons uniquement pour vous envoyer l'infolettre. Vous pouvez vous désabonner en tout temps au moyen du lien de désabonnement que nous fournissons ou en nous écrivant.
3.4 Réservation de consultation (Calendly)
Après certaines demandes de consultation, vous pourriez être redirigé vers une page de réservation hébergée par Calendly, un service de prise de rendez-vous en ligne. Les renseignements que vous y saisissez (par exemple votre nom, votre courriel et l'heure choisie) sont recueillis par Calendly pour notre compte afin de planifier la rencontre. La politique de confidentialité de Calendly s'applique également sur son site.
3.5 Renseignements techniques
- Protection contre les pourriels. Lorsque vous soumettez un formulaire de demande d'information, nous enregistrons votre adresse IP avec la soumission et l'utilisons pour limiter les envois automatisés (pourriels).
- Témoins (cookies) et technologies similaires. Voir la section 5.
3.6 Comptes d'administration
Les membres de notre équipe et de notre agence Web qui gèrent le site disposent de comptes d'utilisateur dans notre système d'administration (nom, adresse courriel et mot de passe, ce dernier étant conservé uniquement sous une forme chiffrée irréversible).
4. Consentement et utilisation de vos renseignements
En soumettant un formulaire, vous consentez à ce que nous utilisions vos renseignements aux fins indiquées pour ce formulaire. Nous utilisons vos renseignements uniquement à ces fins, ou à des fins compatibles avec celles-ci, à moins d'obtenir votre consentement supplémentaire ou que la loi ne le permette ou ne l'exige. Nous ne vendons pas vos renseignements personnels et nous ne les utilisons pas pour prendre des décisions à votre sujet fondées exclusivement sur un traitement automatisé.
Au sein d'Alpha Fitness, l'accès à vos renseignements est limité aux personnes qui en ont besoin pour vous répondre et gérer nos relations avec la clientèle.
5. Témoins (cookies)
Un témoin est un petit fichier enregistré par votre navigateur. Lors de votre première visite sur notre site Web, une bannière vous demande si vous acceptez les témoins d'analyse et de publicité. Les témoins d'analyse et de publicité, ainsi que les outils de Google qui les déposent, ne sont chargés que si vous les acceptez. Si vous les refusez, seuls les témoins strictement nécessaires ci-dessous sont utilisés. Vous pouvez modifier votre choix en tout temps au moyen du lien « Paramètres des témoins » de notre site Web, ou en supprimant nos témoins dans votre navigateur.
| Témoin | Fournisseur | Type | Fin | Durée |
|---|---|---|---|---|
af_consent | Alpha Fitness | Strictement nécessaire | Mémorise votre choix concernant les témoins afin que la bannière ne s'affiche pas à chaque page. | 365 jours |
PHPSESSID | Alpha Fitness | Strictement nécessaire | Mémorise votre choix de langue pendant votre visite. | Fin de la session du navigateur |
_ga | Google Analytics | Analyse — avec consentement | Distingue les visiteurs afin de mesurer l'utilisation du site Web. | 400 jours |
_ga_J5D0FQBNZ2 | Google Analytics | Analyse — avec consentement | Suit la visite en cours aux mêmes fins de mesure. | 400 jours |
_gcl_au | Google Ads | Publicité — avec consentement | Mesure si les visites provenant de nos publicités en ligne mènent à des demandes. | 90 jours |
IDE | Google (doubleclick.net) | Publicité — avec consentement | Utilisé par Google pour mesurer et afficher des publicités pertinentes. | 400 jours |
Contenu intégré. Notre page d'accueil peut afficher notre fil Instagram au moyen d'un service appelé LightWidget. Comme les outils de Google, ce fil n'est chargé que si vous acceptez les témoins; une fois chargé, Instagram et LightWidget peuvent déposer leurs propres témoins selon leurs propres politiques. La page de réservation Calendly (3.4) se trouve sur le site de Calendly et est régie par sa politique.
Polices de caractères. Nos pages utilisent Google Fonts. Pour afficher les polices, votre navigateur se connecte aux serveurs de Google, qui reçoivent votre adresse IP et des renseignements sur votre navigateur. Google Fonts ne dépose pas de témoins.
6. À qui nous communiquons vos renseignements
Nous communiquons des renseignements personnels uniquement aux fournisseurs de services qui nous aident à exploiter notre site Web et notre entreprise, et seulement dans la mesure nécessaire au service qu'ils fournissent. Chacun est tenu de les protéger.
| Rôle | Fournisseur | Ce qu'il traite |
|---|---|---|
| Hébergement, développement et entretien du site Web | Perpetual Solution (notre agence Web), qui exploite le serveur hébergeant notre site | Tout ce qui est soumis par le site Web : soumissions de formulaires, abonnements à l'infolettre, comptes d'administration et copies de sauvegarde de ces éléments. Le serveur est situé aux États-Unis. Une entente écrite encadre ce service. |
| Courriel | Microsoft 365 | Nos boîtes de courriel, y compris la copie de chaque soumission de formulaire. |
| Analyse du site Web et publicité (avec consentement seulement) | Google (Analytics, Ads, Tag Manager) | Identifiants des témoins, pages visitées, renseignements sur l'appareil et emplacement approximatif. |
| Polices de caractères | Google Fonts | Adresse IP et renseignements sur le navigateur lors du chargement d'une page. |
| Fil Instagram (avec consentement seulement) | LightWidget, Instagram (Meta) | Adresse IP et renseignements sur le navigateur lors de l'affichage du fil. |
| Prise de rendez-vous | Calendly | Renseignements que vous saisissez sur la page de réservation. |
Nous pouvons également communiquer des renseignements personnels lorsque la loi l'exige ou le permet, par exemple pour donner suite à une ordonnance d'un tribunal.
7. Renseignements conservés à l'extérieur du Québec
Certains de nos fournisseurs de services conservent ou traitent des renseignements personnels à l'extérieur du Québec. En particulier, le serveur qui héberge notre site Web et les renseignements soumis par celui-ci est situé aux États-Unis, et nos fournisseurs de courriel, d'analyse, de publicité, de polices de caractères et de prise de rendez-vous peuvent conserver ou traiter des renseignements dans d'autres territoires. Avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, nous évaluons s'ils bénéficieront d'une protection adéquate, comme l'exige la loi québécoise, et nous concluons des ententes écrites avec nos fournisseurs. Les renseignements conservés à l'extérieur du Québec peuvent être assujettis aux lois de l'endroit où ils se trouvent, y compris aux demandes d'accès des autorités de cet endroit.
8. Durée de conservation de vos renseignements
Nous conservons les renseignements personnels uniquement le temps nécessaire aux fins décrites ci-dessus, ou le temps exigé par la loi. Lorsqu'ils ne sont plus nécessaires, nous les détruisons de façon sécuritaire ou les anonymisons.
| Renseignements | Durée de conservation |
|---|---|
| Demandes d'information menant à un projet ou à une relation d'affaires | 5 ans après la fin de la relation |
| Demandes d'information et clients potentiels ne menant pas à un projet | 5 ans après le dernier contact |
| Messages du formulaire de contact (questions générales) | 5 ans après le dernier contact |
| Demandes de soumission de l'estimateur de coûts | 5 ans après le dernier contact |
| Abonnés à l'infolettre | Jusqu'à votre désabonnement; supprimés ensuite dans un délai de 30 jours |
| Copies de sauvegarde des formulaires du site Web (avec adresse IP) | 90 jours |
| Registres antipourriels (adresses IP) | 30 jours |
| Copies de sauvegarde de la base de données du serveur | 30 jours |
| Avis de formulaires et correspondance dans nos boîtes de courriel Microsoft 365 | 5 ans après le dernier contact |
| Archives de notre ancienne application de formulaires (soumissions reçues avant octobre 2026) | 5 ans après la soumission |
| Comptes d'administration | Jusqu'à 30 jours après que la personne n'a plus besoin d'accès |
| Données de Google Analytics | 14 mois |
9. Vos droits
Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous avez le droit :
- d'accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et d'en obtenir une copie;
- de faire rectifier des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
- de retirer votre consentement à l'utilisation de vos renseignements, par exemple pour ne plus recevoir de courriels promotionnels ou pour retirer votre consentement aux témoins;
- de demander la suppression des renseignements que nous n'avons plus de raison de conserver;
- de demander la désindexation, c'est-à-dire que nous cessions de diffuser vos renseignements personnels ou que nous désindexions tout hyperlien qui y donne accès, lorsque la loi le permet;
- à la portabilité, c'est-à-dire de recevoir les renseignements personnels informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou de les faire transmettre à une autre organisation;
- d'être informé des renseignements personnels utilisés pour rendre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (nous ne prenons aucune décision de ce type).
Comment exercer vos droits
Écrivez à notre responsable de la protection des renseignements personnels à info@myalphafitness.ca. Nous pourrions vous demander de confirmer votre identité avant de donner suite à une demande. Nous vous répondrons par écrit dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. L'accès à vos renseignements est gratuit, sauf des frais raisonnables si vous demandez une transcription, une reproduction ou une transmission.
Pour ne plus recevoir l'infolettre, utilisez le lien de désabonnement que nous fournissons ou écrivez-nous. Pour modifier votre choix concernant les témoins, utilisez le lien « Paramètres des témoins » de notre site Web.
Plaintes
Si vous avez une préoccupation quant à la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, veuillez d'abord communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels; nous examinerons votre plainte et vous répondrons par écrit. Si vous n'êtes pas satisfait, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca).
10. Comment nous protégeons vos renseignements
- Notre site Web est accessible uniquement par des connexions chiffrées (HTTPS).
- Notre système de gestion de la clientèle n'est accessible qu'aux utilisateurs autorisés disposant de comptes individuels, et les tentatives de connexion répétées et infructueuses sont bloquées.
- Les copies de sauvegarde des soumissions de formulaires et nos fichiers de configuration sont conservés dans un espace privé, en dehors de la partie du serveur accessible au public.
- Notre base de données est sauvegardée chaque nuit et les sauvegardes sont conservées 30 jours.
- Nos formulaires de demande d'information sont protégés contre les envois automatisés (pourriels).
Aucune méthode de transmission ou de conservation n'est entièrement sûre, mais nous révisons régulièrement nos mesures.
11. Incidents de confidentialité
Si des renseignements personnels que nous détenons font l'objet d'un accès, d'une utilisation, d'une communication ou d'une perte non autorisés, nous prenons des mesures raisonnables pour diminuer les risques de préjudice et éviter que de tels incidents se reproduisent, et nous consignons l'incident dans notre registre des incidents. Si l'incident présente un risque de préjudice sérieux, nous en avisons sans délai la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, comme l'exige la loi.
12. Modifications de la présente politique
Nous pouvons mettre à jour la présente politique, par exemple lorsque nous changeons de fournisseur de services ou ajoutons un formulaire. La date indiquée en haut de la page correspond à la dernière mise à jour. Les changements importants seront annoncés sur notre site Web.
13. Pour nous joindre
Responsable de la protection des renseignements personnels, Alpha Fitness — info@myalphafitness.ca
